Mehr und mehr Überstunden wegen fehlender Digitalisierung 

Weil Papier scheinbar mehr Sicherheit bringt, hinkt die Digitalisierung hinterher.

Doch mit Papier zu arbeiten bremst die Zusammenarbeit und schafft neue Abhängigkeiten. Niemand kann in Vertretungssituationen schnell reagieren. Denn die Informationen müssen erst aufwändig zusammen getragen werden. Die Sucherei beginnt! Dafür ist einfach keine Zeit.

Immer noch werden zu wenig Bürotätigkeiten digital durchgeführt. Dabei würde dadurch Zeit für höherwertige Aufgaben frei.

Digitalisierung ist eine Notwendigkeit – kein Luxus!

Solange Unternehmen Drucker verfügbar lassen, solange wird auch gedruckt.

Warum sollte sich ein „Papierromantiker“ denn umstellen? Es scheint doch zu laufen?! Allerdings fehlt diesen Menschen das Bewusstsein für die Kettenreaktion in der Zusammenarbeit.

Wenn eine Info digital fehlt, muss nachgefragt werden. Das unterbricht beide: die Person, die etwas benötigt und die Person, die diese Info auf Papier hat. Hinzu kommen Übertragungsprobleme. Denn handschriftliches verfügbar zu machen, dauert schon wieder. Außerdem ist die Lesbarkeit der Handschrift eine Fehlerquelle. Abschreiben, neu erfassen – das kostet Zeit und Nerven!

Digitalisierung – wer fängt wo an?

Anstöße zum digitalen Arbeiten kommen schon von außen, wenn Kunden ihre Buchhaltung umstellen. Statt der Papierrechnung wird eine digitale, vielleicht schon im ZUGFeRD-Format gewünscht. Automatische Rechnungsverarbeitung Systeme vereinfachen die Rechnungserfassung und -freigabe.

Lieferanten werden angehalten, Rechnungen ausschließlich über E-Mail zu versenden. Das spart dann viele unnötige Zwischenschritte auf Seiten des Rechnungsempfängers (Post öffnen, Umschlag entsorgen, Beleg erfassen und einscannen, Beleg archivieren) und eben auch beim Rechnungssteller. Noch besser wird die Verarbeitung, wenn die Rechnungsdatei im ZUGFeRD-Format versendet wird. Mit dem ZUGFeRD-Rechnungsformat werden Rechnungsdaten
in strukturierter Weise in einer PDF-Datei übermittelt, die ohne weitere Schritte vom Buchhaltungsprogramm ausgelesen und verarbeitet werden kann. Die inhaltliche und formale Prüfung, Rechnungsfreigabe und Bezahlung erfolgt dann ebenfalls digital.

Besonders intern kann Digitalisierung massiv angestoßen werden. 

1. Bewusstsein für Mehraufwand klarmachen: die positive Absicht hinter den Papierstapeln, Post Its an den Bildschirmen, Anzahl der Ordner auf und unter dem Tisch sowie im Schrank erfragen. „Was erfüllt sich für Sie, wenn Sie …“ Dann aufdecken, was das an manuellem Zusammentragen und Nachverfolgen auslöst. Insbesondere in Abwesenheiten durch Urlaub oder Krankheit
2. Schulung oder Einzeltraining, wie mit einfachen Mitteln rein digital gearbeitet werden kann
3. Papierquellen ausschließen: Drucker abbauen oder nur noch einen Drucker entfernt aufstellen. Zugang zu Papier reduzieren. Keine Tischkalender zulassen.

Chancen für Home Office-Arbeitsplätze

Hier ergeben sich große Chancen für Home Office-Arbeitsplätze. Immer gefragter sind PC-affine Mitarbeitende.

Welche Prozesse und Aufgaben würden Sie gerne effizienter machen?

• digitale Kalender verpflichtend für alle, um dadurch Termine leichter abstimmen?
• Ergebnis Protokoll mit automatischer Aufgabennachverfolgung?
• E-Mails, die in Aufgaben umgewandelt werden?
• Dokumenten Ablage/Zugriff?
• Gesprächsnotizen diktieren statt zu tippen?
• Bewerbungsverfahren
• Onlinemeetings/Videokonferenzen statt Besprechungen mit Reisezeit?

Unternehmen und Organisationen hinken mit Tools hinterher

Immer mehr Mitarbeitende nutzen ihr privates Smartphone, um über freie Anwendungen und kostenlose Apps Zeit zu sparen, sich besser zu organisieren. Unternehmens Daten werden dazu an den privaten E-Mailaccount gesendet, um sie von dort aus mit eigenen oder freien Tools weiter zu verarbeiten. Ein Wildwuchs und Nährboden für Datenpannen. Ganz zu schweigen vom Schaden der Unternehmen bei Verlust eines Mobiltelefons entsteht.

Checkliste: Voraussetzungen, die Ihr Digitalisierungsvorhaben begünstigen

An diesen Kriterien wird deutlich, wie einfach oder kompliziert der Digitalisierungsprozess gelingen kann:

• personellen Ressourcen
  • bereichtsübergreifender Koordinator für den Digitalisierungsprozess
  • Know how der beteiligten Mitarbeitenden
  • aufgeschlossene Haltung aller Mitarbeitenden
• PC-Zugang oder mobiles Gerät für den Internetzugang für jeden Mitarbeitenden
• schnelle DSL-/Mobilfunkverbindungen mit dem Internet
• Weiterbildungsbudget zur gezielten Mitarbeiterentwicklung
• Schnittstellen für ausgelagerte IT-Leistungen
• nutzen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS), Enterprise Content Management (ECM)-Software um Informationen zielgerichtet zu verteilen, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, wiederzufinden und zu archivieren

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