Home-Office Erfolgshebel 3: Umgang mit Unterbrechungen am Arbeitsplatz Zuhause

Im Haus von Albert Einstein gab es kein Telefon zum Schutz vor Ablenkungen. Denn wenn eine Störung eintritt, müssen Sie spontan zwei Aufgaben koordinieren: die bisherige und die neue. Das erfordert Konzentration, erzeugt Zeitdruck und verringert die Selbstwirksamkeit.

Ständig wechselnde Tätigkeiten verlangsamen außerdem die Arbeitsprozesse. Wer für wenige Minuten aus seiner Aufgabe herausgerissen wird, braucht für das neu Reindenken mindestens zwei Minuten, um den Stand vor der Unterbrechungen wieder herzustellen.

Wenn es die Lieblingsmenschen sind …

OK, gerade sind Sie online im Teams Meeting als

• Ihr Kind Sie etwas fragt/um etwas bittet
• Ihr Lieblingsmensch etwas sucht …
• etwas zu erklären ist …
• der Hund bellt oder die Katze herzzerreißend miaut …

Immer … wenn Sie gerade arbeiten kommen diese Störung. Sie müssen jedes Mal ungeplant Ihre Arbeit aussetzen, sich kümmern.

Unterbrechungen durch Ihre Kinder …

Manchmal ist es einfach auch deren eigene Langeweile! Kinder werden erfinderisch im Anlass, Sie zu unterbrechen.

Abhängig vom Alter Ihrer Kinder könnten Sie ein Schild an die Tür hängen. Beispielsweise ein STOPP-Schild mit einer Uhrzeit, bis wann „Unterbrechung verboten“ ist.

Medizinische Anlässe fallen unter „Notfall„, das sollten Sie vorher klarstellen.

Legen Sie eine WhatsApp Gruppe „Familie“ an. Senden Sie eine Familien WhatsApp, dass ich jetzt online sind! Dass daher die Tür zu bleibt und Sie nicht reagieren werden. Dazu noch ein „Danke – ich liebe Euch!“ Fertig!

Bringen Sie auch Ihre Lieblingsmenschen dazu, erst nachzudenken und dann zu handeln. Kein pauschales „Ich gehe jetzt da rein!“ mehr!

Ein Unterbrechungsprotokoll (hier klicken für Download) gibt Aufschluss über die Zeiten und Verursacher.

Aus dem Unterbrechungsprotokoll lassen sich dann Lösungen ableiten. Wo ließe sich eine stille Konzentrationszeit einrichten? Was sind die häufigsten Verursacher/Anlässe? Ließe sich hier im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses entgegen wirken? Was davon kann im Team besprochen und verändert werden?

Zuhause haben wir es mit ganz anderen Ablenkungen zu tun als im Unternehmen. Das Abgrenzen kann in diesem privaten Umfeld schwerer sein als im Unternehmen.

Private Unterbrechungen im Homeoffice

Sie wollen gerade eine Telefonkonferenz starten, als …

• Ihr Lieblingsmensch die Dusche anstellt,
• die  Waschmaschine piepst,
• der Hund bellt,
• Ihr Kind ruft,
• der Nachbar klingelt,
• der Paketbote kurz etwas bei Ihnen für den Nachbarn abgibt,
• Oma Frieda anruft,
• Kindertaxi oder Homeschooling ansteht,
• WhatsApp Nachrichten und FOMO (Angst, etwas zu verpassen, der Flugmodus hilft!),
• Lieblingsmenschen, die kurz mal etwas fragen wollen …

Berufliche Unterbrechungen

Ein Hoch auf die räumliche Entfernung. So bleiben berufliche Unterbrechungen stärker außen vor und reduzieren sich auf

• das Telefon,
• Messenger Dienste oder
• E-Mail (völlig unnötige Benachrichtigungen, denn E-Mail ist kein Telefon!)
• Kollegen, die Sie schnell mal als Mr./Mrs. Google benutzen
• Vorgesetzte mit spontanen Prioritäten und der Idee des Tages
• …

Acht Tipps, wie Sie Dinge fokussiert und ohne Unterbrechungen fertig bekommen:

1. Werten Sie Ihr Unterbrechungsprotokoll aus, um daraus störungsärmere Zeiten oder „Hauptverursacher“ abzuleiten.
2. Starten Sie eine unterbrechungsfreie Zeit „Stille Stunde“ oder mindestens 30 Minuten abgeschottete Zeit und nehmen Sie sich bewusst bestimmte Arbeiten dafür auf Ihre Aufgabenliste.
3. Kommunizieren Sie Signale, unter denen andere sichtbar erkennen, dass Sie gerade in einer Konzentrationsphase stecken:
   • eine geschlossene Tür
   • Türschild mit Dauer (z. B. kleines Whiteboard außen anbringen für Notizen) als Stoppschild oder rotes Ampelmännchen, eine Parkscheibe, eine Insel?
4. Schalten Sie die E-Mail Benachrichtigung, Töne des Mobiltelefons aus, schaffen Sie Zeitfenster für das Abarbeiten
5. Bei Technikproblemen machen Sie während der Wartezeit die Ablage.
6. Stimmen Sie sich intern ab und leiten Sie Ihr Telefon um auf
   • „Verbündete“ – wer hätte den selben Wunsch? Mit wem könnten Sie beispielsweise das Telefon in dieser Zeit tauschen? Rückrufe werden einfach per E-Mail in die Betreff-Zeile geschrieben „RR, Berta Blümchen, Frage zum Angebot, Telefon …“. Vorteil: Sie könnten am Stück Rückrufe tätigen, sich auf jeden Rückruf vorbereiten.
   • Anrufbeantworter
   • einen Sekretariatsdienst
7. Gehen Sie sichtbar „in den Tunnel“ – dazu könnten Sie
   • ein Headset mit Musik (Empfehlung) oder
   • Ohrstöpsel tragen
   • einen Besprechungsraum nur für sich buchen
   • auf Besucher ohne Blickkontakt reagieren
8. Widerstehen Sie scheinbaren Ausnahmen mit „Sorry – bin ab 15 Uhr wieder ansprechbar!“ – Wiederholen Sie diesen Satz, wie ein Sprung in der Schallplatte auch, wenn Ihr Gegenüber  ein „Nur mal ganz kurz ...“ einfordert. Lernen Sie annahmegerecht Nein zu sagen.
9. Prüfen Sie, ob langfristig Kernzeiten (Sprechzeiten) der Erreichbarkeit hilfreich wären.

Als Mitglieder unserer kostenlosen VIP-Inspirationen erhalten Sie eine Excel Liste, die Ihre Prozesskosten durch Unterbrechungen berechnet. Ein hilfreiches Tool, gerade, wenn es um kontinuierliche Verbesserungen für mehr Zeit, mehr Leben, mehr Spielraum geht!

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