Blitzlösung – Ein KVP Seminar und zack es läuft?

KVP steht für kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Inhouse Seminare vor Ort oder online sind hilfreich, WENN das neue Wissen in den Arbeitstag integriert wird. Teilnehmende können auch als Multiplikatoren für Kollegen eingesetzt werden, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) anzustoßen.

Statt mit der Hand am Arm werden dann Digitalisierungsmöglichkeiten umgesetzt. Die frei gewordene Zeit steht für höherwertige Aufgaben bereit.

Gespräch mit Mitarbeitenden nach dem Seminar – Chef:innensache

Nach der Teilnahme an einer Weiterbildung sollten Vorgesetzte in einem fest vereinbarten Gesprächstermin fragen:

• Welche Erkenntnis haben Sie aus dem Seminar mitgenommen?
• Welche Aspekte aus dem Seminar waren für Ihre Arbeit wichtig?
• Welche Empfehlung haben Sie an mich als Leitung und an Ihre Kolleg:innen?
• Was kann ich/kann die Abteilung/können die Kolleg:inn beitragen, damit es für alle leichter/besser wird?
• Welche Domino Effekte können wir dadurch auslösen/mitnehmen?
• Welche Abläufe können dadurch optimiert werden?

Was uns als denkvorgang Trainer:innen oft während der Seminare auffällt:

• Es gibt noch zu viele Papier-Workflows in den Abteilungen. Grund ist oft Unwissenheit oder Aussitzen mangels Veränderungsbereitschaft bzw. Anweisung.
• Die Verfügbarkeit von IT Tools ist im Unternehmen nicht durchgängig bekannt gemacht worden.
• Der Gedanke an kontinuierliche Verbesserungsprozesse wurde noch nicht eingeführt.
• Der Teilnehmer:innen Austausch untereinander deckte viel Potenzial auf und ist für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess wichtig.

Beispiele dazu:

Eine Bereichsabteilung verwendet schon länger ein von der IT angeschafftes System, mit dem elektronisch signiert wird. Eine andere Abteilung plagt sich damit, per E-Mail gesendete Rechnungen auszudrucken, zu unterschreiben und wieder an die Buchhaltung weiterzusenden.

Eine Abteilung vergleicht handgeschriebene Stundenzettel der Baustelle mit den elektronisch erfassten Werten. Eine andere Abteilung hat schon längst gemeinsam mit der IT ein Scan-System dafür entwickelt und eingesetzt, welches alles einfach abgleicht. Doch: die andere Abteilungen weiß es nicht.

KVP: Henne Ei Prinzip

Wenn Mitarbeitende die IT fragen oder die IT Mitarbeitende informiert, wird der Weg zu den Tools frei. Wer sich zuerst „bewegt“ ist egal. Wichtig ist, dass Bewegung hinein kommt. Das erreichen Fach- und Führungskräfte immer dann, wenn der Veränderungswunsch hoch ist. Oft durch eine weg-von-Motivation: der Schmerz ist hoch. Ein hinzu-Leichtigkeit erlauben sich die wenigsten als Motivation, Änderungen einzuführen.

Unsere Empfehlungen

Mit Blick auf kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP) könnten Ablaufoptimierungen in den Abteilungen geprüft, beraten und begleitet werden. KVP deckt auch auf, wo welches Know how fehlt und über Weiterbildung oder Coaching erweitert werden kann. Ein Weiterbildungsformat sollte hier ansetzen.

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In dem Telefonat prüfen wir, wo jetzt schon Möglichkeiten sehr einfach genutzt werden könnten und welche Domino-Effekte das hat.