Das letzte Quartal startet. Wie sieht es mit Ihrer Zielerreichung dieses Jahr aus? Ja, bedingt durch die Pandemie müssen neue Entscheidungen getroffen werden. Dabei zeigt sich, Kreativität ist gerade jetzt für die Problemlösung eine wichtige Kompetenz.

Haben Sie einen Problemlösungsprozess?

Um die Gründe für Abweichungen des Ist- vom Soll-Zustand festzustellen, gibt es verschiedene Problemlösungsprozesse. Zu den Methoden der Analysen und Lösungen zählen beispielsweise:

  • die Morphologische Matrix
  • die Ishikawa-Methode kombiniert mit der 7M Methode
  • die 5x-Warum Frage, mit der Sie zurück zur Quelle des Engpasses kommen
  • der PDCA-Zyklus (Plan -> Do -> Check -> Act)
  • die Wertstromanalyse
  • die 7 Verschwendungsarten aus dem Lean Management (Transport, Bestände, unnötige Bewegung, Wartezeiten, Überproduktion, Überbearbeitung, Defekte – neu auch ungünstig eingesetzte Talente sowie fehlende Ergonomie)
  • Skip-Level Meetings

 

Was trägt direkt dazu bei, dass Umsatz ausgelöst wird?

  • Definieren Sie jeden einzelnen Arbeitsschritt
  • Halten Sie den Schritt auf einem Post It fest
  • Prüfen Sie, welche Unterstützungsprozesse benötigt werden, um die Schritte zu erreichen
  • Passen die eingesetzten Standards (Vorlagen, Checklisten, Programme, …)?
  • Wie passt die Kommunikation an den Übergabepunkten (Marketing an Vertrieb, Vertrieb an Kunde, …)?
  • Welches Know how fehlt an bestimmten Stellen, Aufgaben (effizienter) zu erledigen?

 

Die Wertstromanalyse bringt Klarheit

Mit der Wertstromanalyse können Verbesserungsmöglichkeiten in den Abläufen gefunden werden.  Mit ihr wird der Wertstrom als Ist-Stand aufgenommen und über standardisierte Symbole dargestellt. Das können Materialflüsse, Informationsflüsse und die interne Verflechtung während des Wertstromprozesses sein. Dabei werden Verschwendungen aufgedeckt.

  • Was ist der Kernprozess? Welche Elemente kann ich digitalisieren?
  • Welchen Wertschöpfungsprozess kann ich digitalisieren?
  • Was kann beispielsweise im Vertrieb rausgenommen, automatisiert werden?

Was bringt die Analyse noch?

Transparenz: Ohne kontinuierliche Verbesserung skalieren sich auch die Fehler mit. Vorne wird viel in Marketing und Werbung investiert, hinten raus aber verloren (Wartezeit, Fehler, Reklamationen, …).

Nutzen: Sobald also der digitale Workflow steht, kann auch Wachstum nachhaltig wirken. Mit verbesserten Prozessen kann das Auftragsvolumen gesteigert werden.

Klarheit: Zum Wachsen gehört auch Schneiden. Welche Aufträge sind durch aufwändige Prozesse unrentabel? Auf welche Leistungen kann verzichtet werden, um Kosten zu senken, Talente besser einzusetzen?

Zielarten und Ziel Horizonte

Ziele in den Lebensbereichen lassen sich in die Zielarten und Zeit Horizonte unterteilen.  Sie sollten in jedem Fall schriftlich festgehalten werden.

Ziele visuell klar haben mit einem Vision Board!

Ein Vision Board ist eine Collage mit Visualisierungen, Fotos, Zeitungsausschnitten, Zitaten und was Sie sonst noch auf Ihre Ziele fokussieren lässt. Diese Collage kann auf einem Whiteboard, einer Pinnwand, an einer Tür, auf einer Schranktür zusammengestellt werden.

Mit den Visualisierungen lösen Sie einerseits Emotionen aus. Diese motivieren, an Ihrem Ziel zu bleiben.

Struktur für die Anordnung, mit der Sie fokussiert Ziele erreichen können

Kleben Sie Ihre Materialien so, dass einerseits

  • eine Reihenfolge entsteht, also von links nach rechts. Welche Teilziele möchten Sie erreichen? Das entspricht unserer gedachten Zeitachse. In Europa schreiben wir von links nach rechts und so ist auch unsere Zeit – links = Vergangenheit, rechts = Zukunft – angeordnet.
  • die Priorität Ihres Zieles deutlich wird. Ziele mit hoher Priorität kleben Sie auf dem Papier weiter oben auf. Das hilft, Prioritäten für Ziele festzulegen.

Achtung: Haben Sie zu viele Ziele, die Sie gleichzeitig erreichen wollen, bleibt

a) zu wenig Energie und Zeit für jedes einzelne und

b) verzetteln Sie sich eher.

Alternative - Ihr Erfolgsvideo, erstellt mit Fotos und Windows Movie Maker

Ich nutze gerne ein Erfolgs-Video mit rhythmischer Musik. Das erstellen Sie sehr einfach mit Windows Boardmitteln. Morgens schaue ich mir mein Video an. So verbinde ich mich täglich emotional mit meinen Zielen und bleibe auf Kus.

Ziele erreichen

Auf meinem Vision Board war lange, allein ein Segelflugzeug fliegen zu können.

2017 folgten meine Soloflüge.

Es hat geklappt!

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Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©

Büroorganisation Officemanagement Assistenz

Beate Baumann, Office Management

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